Guía de Instrumentos Archivísticos

Qué es

Instrumento de planeación que parte de un diagnóstico del estado de la función archivística, identifica aspectos críticos, los prioriza y los convierte en planes y proyectos con responsables, tiempos y recursos.

Para qué sirve

Es el que justifica presupuesto. Sin PINAR, cada intervención de archivo se vuelve una compra suelta difícil de sustentar ante planeación y ante control interno.

Quién lo hace y quién lo aprueba

Lo elabora el área de gestión documental con el equipo interdisciplinario; lo aprueba el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (o el Comité Interno de Archivo en el nivel territorial).

Base normativa

Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Acuerdo 001 de 2024, Título III.

Errores frecuentes

PINAR copiado de otra entidad, sin diagnóstico propio ni línea base medible. Se nota de inmediato: los aspectos críticos no corresponden a la realidad del fondo documental.

Contenido mínimo esperado

Diagnóstico y aspectos críticos priorizados
Visión estratégica del archivo
Objetivos, planes y proyectos asociados
Mapa de ruta y cronograma
Herramienta de seguimiento e indicadores

ObligatorioPlaneaciónAprueba Comité

Qué es

Conjunto de políticas, procedimientos y actividades que cubren el ciclo de vida completo del documento, articulado con la planeación estratégica de la entidad.

Los ocho procesos que debe desarrollar

Planeación
Producción
Gestión y trámite
Organización
Transferencia
Disposición de documentos
Preservación a largo plazo
Valoración

Quién lo hace y quién lo aprueba

Elaboración a cargo del área de gestión documental con TI, jurídica y planeación. Aprobación por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Debe publicarse en el sitio web de la entidad.

Base normativa

Decreto 1080 de 2015, arts. 2.8.2.5.8 y 2.8.2.5.9 · Ley 1712 de 2014, art. 15 · Acuerdo 001 de 2024, Título IV.

Errores frecuentes

PGD que describe los ocho procesos en abstracto, sin programas específicos, sin cronograma y sin decir qué se hace con el documento electrónico. Queda como documento de estante.

ObligatorioPlaneaciónPublicación web

Qué es: Listado jerárquico y codificado de fondo, secciones, subsecciones, series y subseries documentales, construido a partir de la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Para qué sirve: Es la base de la TRD. Sin CCD correcto, la TRD hereda todos los errores: series que en realidad son tipos documentales, subseries duplicadas entre dependencias, dependencias que ya no existen.
Quién lo hace: Equipo interdisciplinario de la entidad. Se aprueba junto con la TRD.
Base normativa: Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Acuerdo 001 de 2024, Título IV.
Errores frecuentes: Confundir serie con tipo documental. "Contratos" es serie; "acta de inicio" es tipo documental dentro del expediente contractual. Este error se propaga a la TRD y es la causa más común de devolución en la convalidación.

ObligatorioBase de la TRD

Qué es

Listado de series y subseries con los tiempos de permanencia en archivo de gestión y archivo central, y la disposición final de cada una: conservación total, eliminación, selección o digitalización/medio tecnológico.

Ciclo completo

Elabora: equipo interdisciplinario de la entidad
Aprueba: Comité Institucional de Gestión y Desempeño (o Comité Interno de Archivo)
Convalida: Comité Evaluador de Documentos del AGN, en el nivel nacional; Consejos Territoriales de Archivo, en el nivel departamental, distrital y municipal
Inscribe: en el Registro Único de Series Documentales (RUSD)
Publica: en el sitio web institucional, de forma permanente
Implementa: clasificación, ordenación, transferencias y disposición final conforme a lo convalidado

Base normativa

Ley 594 de 2000, arts. 24 y 25 · Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Acuerdo 001 de 2024, Títulos IV y V. (El Acuerdo 004 de 2019, que antes reglamentaba este procedimiento, fue derogado.)

Errores frecuentes

TRD convalidada pero nunca implementada: los expedientes se siguen organizando como antes. La convalidación no es el objetivo; es el permiso para empezar.

Tiempos de retención copiados sin sustento normativo o contable. Cada tiempo debe poder justificarse con la norma o la necesidad administrativa que lo respalda.

ObligatorioRequiere convalidaciónRUSDPublicación web

Qué es: Instrumento que se aplica al fondo documental acumulado, es decir, los documentos producidos antes de tener TRD aprobada. Se construye reconstruyendo históricamente la estructura y las funciones de la entidad en cada periodo.
Cuándo se necesita: Cuando hay cajas de años anteriores sin clasificar, o cuando hubo fusiones, supresiones o reestructuraciones que dejaron documentación huérfana. Es el instrumento que habilita eliminar legalmente lo que no tiene valor y conservar lo que sí.
Ciclo: Mismo circuito que la TRD: elaboración interna, aprobación por el Comité, convalidación por el Comité Evaluador de Documentos o el Consejo Territorial de Archivo según el nivel, e inscripción en el RUSD.
Base normativa: Ley 594 de 2000 · Acuerdo 001 de 2024, Título V (Valoración Documental).
Errores frecuentes: Aplicar la TRD vigente al fondo acumulado. No corresponde: la TRD rige hacia adelante desde su convalidación; el pasado se resuelve con TVD.

Obligatorio si hay fondo acumuladoRequiere convalidación

Qué es

Registro normalizado que relaciona unidades documentales por serie, fechas extremas, unidad de conservación, número de folios y soporte.

Cuándo es obligatorio

En transferencias primarias y secundarias
En entrega y recibo de cargos de servidores públicos
En procesos de eliminación documental
En fusión, supresión o liquidación de entidades
Al entregar el fondo a un tercero contratista, y al recibirlo de vuelta

Base normativa

Ley 594 de 2000, art. 26 · Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Acuerdo 001 de 2024, Títulos III y IV.

Errores frecuentes

Inventario que no coincide con lo que hay en el depósito. En una auditoría, un FUID desactualizado pesa más en contra que no tenerlo, porque documenta un incumplimiento.

ObligatorioControl

Qué es: Instrumento de normalización del lenguaje: define y estandariza los nombres de series, subseries y tipos documentales para que signifiquen lo mismo en toda la entidad.
Por qué se subestima: Es el que hace que la búsqueda funcione. Cuando cada dependencia nombra distinto el mismo expediente, ni el índice electrónico ni el gestor documental recuperan bien. En proyectos de digitalización masiva, un banco terminológico débil se traduce directamente en OCR indexado que nadie encuentra.
Base normativa: Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Acuerdo 001 de 2024, Título IV.

ObligatorioHabilita recuperación

Qué es: Descripción de los procesos, procedimientos y funciones administrativas de la entidad, con el recorrido que sigue cada documento desde su producción hasta su disposición final.
Para qué sirve: Es el insumo técnico para automatizar. Ningún flujo de trabajo digital, ni ninguna integración con un gestor documental, se diseña bien sin esto: define puntos de captura, responsables, tiempos y condiciones de cierre del expediente.
Base normativa: Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8.

ObligatorioInsumo para automatización

Qué es: Instrumento que establece, por serie y subserie, las categorías de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Cómo se articula: Se cruza con el índice de información clasificada y reservada de la Ley 1712 y con la política de tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012). Es el instrumento que traduce la reserva legal en permisos concretos dentro del sistema.
Base normativa: Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Ley 1712 de 2014 · Acuerdo 001 de 2024, Título VII (Acceso y consulta).
Errores frecuentes: Declarar reservado un expediente completo cuando la reserva solo aplica a algunos documentos o datos. La reserva es la excepción y debe estar sustentada norma por norma.

ObligatorioCruza con Ley 1712

Qué es: Especificación de requisitos funcionales y no funcionales que debe cumplir el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA): captura, clasificación automática contra el CCD, metadatos, control de versiones, trazabilidad, retención y disposición, exportación e interoperabilidad.
Cuándo se elabora: Antes de la contratación del software. Elaborarlo después convierte el instrumento en una justificación a posteriori de lo que ya se compró, que es exactamente lo que un auditor busca.
Base normativa: Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8 · Acuerdo 001 de 2024, Título IV. (El Acuerdo 003 de 2015 fue derogado; su contenido se reorganizó en el Acuerdo Único.)

ObligatorioPrecede a la compra

Qué es: Registro que identifica los documentos que componen un expediente electrónico, con su orden, fecha de incorporación y huella o firma que garantiza la integridad del conjunto. Es componente obligatorio del expediente electrónico.
Novedad del Acuerdo 001 de 2024: El Acuerdo regula expresamente el expediente híbrido: cuando parte del expediente es físico y parte electrónico, debe existir un vínculo archivístico explícito entre ambos componentes. Este es hoy el escenario real de casi cualquier entidad en proceso de digitalización.
Base normativa: Acuerdo 001 de 2024, Título IV (incluido el art. 4.3.3.1 sobre expedientes híbridos).
Errores frecuentes: Digitalizar por lotes sin conformar expediente ni índice. Se obtiene un repositorio de imágenes, no un archivo electrónico con valor archivístico.

Obligatorio en expediente electrónicoExpediente híbrido

Qué es

Sistema con dos componentes obligatorios: el Plan de Conservación Documental, para soportes físicos y análogos, y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, para documentos electrónicos de archivo.

Programas del Plan de Conservación Documental

Capacitación y sensibilización del personal
Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones
Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
Monitoreo y control de condiciones ambientales
Almacenamiento y re-almacenamiento
Prevención de emergencias y atención de desastres

Quién lo aprueba

Se adopta mediante acto administrativo del representante legal, previo concepto del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o del Comité Interno de Archivo.

Base normativa

Ley 594 de 2000, arts. 46 a 48 · Acuerdo 001 de 2024, Título VI. (Deroga el Acuerdo 006 de 2014.)

ObligatorioActo administrativo

Qué es

Componente del SIC dedicado a asegurar que los documentos electrónicos de archivo conserven autenticidad, integridad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad frente a la obsolescencia tecnológica.

Estrategias reconocidas

Migración a nuevos formatos o plataformas
Emulación de entornos obsoletos
Replicación y copias de respaldo
Refreshing de medios y soportes
Uso de formatos abiertos y estables para preservación

Por qué es el eslabón más débil

Es común encontrar entidades que invirtieron en digitalizar y no destinaron nada a preservar. Un fondo digitalizado sin plan de preservación es un pasivo con fecha de vencimiento.

Base normativa

Acuerdo 001 de 2024, Título VI. Un Plan específico de preservación digital a largo plazo es obligatorio.

ObligatorioDocumento electrónico

Qué es: Registro administrado por el AGN en el que se inscriben las TRD y TVD una vez aprobadas y convalidadas. Es el paso que cierra formalmente el procedimiento.
Consecuencia práctica: Una TRD aprobada internamente pero no convalidada ni inscrita no habilita eliminación documental. Cualquier eliminación hecha sobre esa base es una eliminación sin respaldo legal.
Base normativa: Acuerdo 001 de 2024, Títulos IV y V.

Registro ante el AGNCierra el ciclo TRD/TVD

Situación	¿Qué habilita?	Condición
Digitalización de consulta y trámite	Reducir manipulación del original y acelerar la consulta	El original se conserva según la TRD. La copia digital es de apoyo.
Digitalización con fines archivísticos	Copia con valor archivístico, integrada al expediente	Requiere metadatos, conformación de expediente, índice electrónico y plan de preservación digital.
Digitalización con fines probatorios	Mayor fuerza probatoria de la copia digital	Exige control de integridad y autenticidad: firma digital y estampado cronológico sobre el lote o el documento, y protocolo documentado.
Eliminación del soporte físico	Retirar el papel del acervo	Solo cuando la TRD o TVD convalidada define eliminación para esa serie, con acta del Comité e inventario publicado. No depende del escaneo.

Instrumento	Qué contiene	Depende de
Registro de activos de información	Inventario de toda la información que produce y administra la entidad, con su ubicación, formato, idioma y responsable.	CCD y TRD
Índice de información clasificada y reservada	Relación de la información con acceso restringido, con la norma exacta que sustenta la reserva, la excepción aplicable y el plazo.	Tablas de Control de Acceso
Esquema de publicación de información	Qué información se publica, con qué frecuencia, en qué formato y en qué lugar del sitio web.	PGD

Instrumento	Elabora	Aprueba	Convalida / adopta
PINAR	Gestión documental	Comité Institucional de Gestión y Desempeño	No requiere convalidación externa
PGD	Equipo interdisciplinario	Comité Institucional de Gestión y Desempeño	Publicación en sitio web
CCD	Equipo interdisciplinario	Comité, junto con la TRD	Va dentro del paquete de la TRD
TRD / TVD	Equipo interdisciplinario	Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Comité Interno de Archivo	Comité Evaluador de Documentos (nacional) o Consejo Territorial de Archivo (territorial) + inscripción en RUSD
SIC (ambos planes)	Gestión documental con TI y conservación	Concepto del Comité	Acto administrativo del representante legal
Modelo de requisitos	Gestión documental con TI	Comité	No requiere convalidación externa
Instrumentos Ley 1712	Gestión documental con jurídica y TI	Comité	Publicación en el sitio web y en el portal de transparencia

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Quién aprueba qué